ক্ষুদ্রঋণ কার্যক্রম ম্যানুয়াল - পার্ট ৪: পদবী ও দায়িত্ব
অধ্যায় 1 - ভূমিকা পার্ট 4: সংজ্ঞা, ভূমিকা এবং দায়িত্ব, নথি নিয়ন্ত্রণ
1.15 সংজ্ঞা
1.15.1 উদ্দেশ্য
এই বিভাগের উদ্দেশ্য হল মাইক্রোফাইন্যান্স অপারেশন ম্যানুয়ালটির ব্যাখ্যা এবং বাস্তবায়নে সামঞ্জস্যতা নিশ্চিত করার জন্য সাধারণ সংজ্ঞা এবং পরিভাষা প্রতিষ্ঠা করা। অন্যথায় নির্দিষ্ট করা না থাকলে, নিম্নলিখিত সংজ্ঞাগুলি এই ম্যানুয়াল জুড়ে প্রযোজ্য হবে৷
1.15.2 মূল সংজ্ঞা
ট্রাস্টি বোর্ড কৌশলগত দিকনির্দেশনা, নীতি অনুমোদন, তত্ত্বাবধান, এবং প্রাতিষ্ঠানিক শাসনের জন্য দায়ী প্রোথিক অগ্রযাত্রা ফাউন্ডেশনের সর্বোচ্চ নিয়ন্ত্রক সংস্থা।
নির্বাহী পরিচালক (ED) ফাউন্ডেশনের প্রধান নির্বাহী কর্মকর্তা বোর্ড-অনুমোদিত নীতি বাস্তবায়ন, প্রতিদিনের ক্রিয়াকলাপ পরিচালনা এবং নিয়ন্ত্রক সম্মতি নিশ্চিত করার জন্য দায়ী৷
ক্ষুদ্রঋণ কর্মসূচি ক্ষুদ্রঋণ, সঞ্চয় (যেখানে আইনত অনুমোদিত), আর্থিক সাক্ষরতা, এন্টারপ্রাইজ ডেভেলপমেন্ট সাপোর্ট এবং ক্লায়েন্ট পরিষেবা সহ ফাউন্ডেশন দ্বারা বাস্তবায়িত যৌথ আর্থিক পরিষেবা এবং সম্পর্কিত কার্যক্রম।
শাখা অফিস একটি স্থানীয় অপারেশনাল অফিস এর মধ্যে অনুমোদিত ক্ষুদ্রঋণ সেবা প্রদানের জন্য অনুমোদিত
মনোনীত পরিষেবা এলাকা।
ক্লায়েন্ট একজন ব্যক্তি যিনি ফাউন্ডেশন থেকে কোনো আর্থিক পরিষেবার জন্য আবেদন করেছেন বা পেয়েছেন।
সদস্য একজন ব্যক্তি আনুষ্ঠানিকভাবে ফাউন্ডেশনের ক্ষুদ্রঋণ কার্যক্রমে ভর্তি হওয়ার পর যোগ্যতার মানদণ্ড পূরণ করে এবং সদস্যপদ প্রক্রিয়া সম্পন্ন করে।
ঋণগ্রহীতা একজন সদস্য যার ঋণের আবেদন অনুমোদিত হয়েছে এবং যিনি অর্থায়ন পেয়েছেন
ফাউন্ডেশন থেকে।
লোন অনুমোদিত উৎপাদনমূলক বা অন্যান্য অনুমোদিত উদ্দেশ্যে সম্মত শর্তাবলীর অধীনে ফাউন্ডেশন কর্তৃক প্রদত্ত অর্থের একটি সমষ্টি।
ফাউন্ডেশনের নীতি এবং প্রযোজ্য নিয়ন্ত্রক প্রয়োজনীয়তা দ্বারা আইনত অনুমোদিত এবং অনুমোদিত সঞ্চয় পণ্যের অধীনে সদস্যদের দ্বারা জমা করা সঞ্চয় অর্থ।
ঋণের আবেদন একজন সম্ভাব্য ঋণগ্রহীতা আর্থিক সহায়তার জন্য অনুরোধ করে নির্ধারিত ফর্ম পূরণ করেন
ফাউন্ডেশন থেকে।
ক্রেডিট মূল্যায়ন ঋণ অনুমোদনের আগে একজন আবেদনকারীর পরিচয়, ব্যবসায়িক কার্যকলাপ, ঋণ পরিশোধের ক্ষমতা, আর্থিক অবস্থা এবং সামগ্রিক ঋণযোগ্যতা মূল্যায়ন করার প্রক্রিয়া।
ঋণ চুক্তি ফাউন্ডেশন এবং ঋণগ্রহীতার মধ্যে সম্পাদিত আইনত বাধ্যতামূলক চুক্তি যা উভয় পক্ষের অধিকার ও বাধ্যবাধকতা উল্লেখ করে।
ঋণ বিতরণ সমস্ত প্রয়োজনীয়তা সম্পন্ন করার পরে একজন ঋণগ্রহীতার কাছে অনুমোদিত ঋণ তহবিলের আনুষ্ঠানিক প্রকাশ
ডকুমেন্টেশন এবং অনুমোদন।
ঋণ পুনরুদ্ধার অনুমোদিত পরিশোধ অনুযায়ী ঋণের কিস্তির পদ্ধতিগত সংগ্রহ
সময়সূচী
পোর্টফোলিও অ্যাট রিস্ক (PAR) ফাউন্ডেশনের পদ্ধতি অনুসারে পোর্টফোলিওর মানের সূচক হিসাবে নিরীক্ষণ করা ওভারডি কিস্তি সহ ঋণের বকেয়া ব্যালেন্স।
বকেয়া ঋণ একটি ঋণ যার জন্য এক বা একাধিক নির্ধারিত পরিশোধ বকেয়া দ্বারা গৃহীত হয় নি
তারিখ
রাইট-অফ অ্যাকাউন্টিং স্বীকৃতি যে একটি ঋণ পুনরুদ্ধার হওয়ার সম্ভাবনা নেই, ফাউন্ডেশনের অনুমোদিত নীতি অনুসারে সম্পন্ন করা হয়। ফাউন্ডেশন অন্যথায় সিদ্ধান্ত না নিলে রিট-অফ ঋণগ্রহীতার আইনি বাধ্যবাধকতা স্বয়ংক্রিয়ভাবে নির্বাপিত করে না।
অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ নীতি, পদ্ধতি, এবং সাংগঠনিক ব্যবস্থা যা সম্পদ রক্ষা করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে, সঠিক প্রতিবেদন নিশ্চিত করা, অপারেশনাল দক্ষতা উন্নত করা এবং সম্মতি প্রচার করা।
অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা শাসন, ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা, অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ এবং কার্যকারিতা মূল্যায়নের জন্য প্রতিষ্ঠিত একটি স্বাধীন নিশ্চয়তা ফাংশন।
সম্মতি প্রযোজ্য আইন, প্রবিধান, অভ্যন্তরীণ নীতি, অনুমোদিত পদ্ধতি, এবং
নৈতিক মান
স্বার্থের দ্বন্দ্ব এমন একটি পরিস্থিতি যেখানে একজন ব্যক্তির ব্যক্তিগত স্বার্থ অনুচিতভাবে প্রভাবিত হতে পারে বা সরকারী দায়িত্ব বা সিদ্ধান্ত গ্রহণকে প্রভাবিত করতে পারে বলে মনে হয়।
প্রতারণা ব্যক্তিগত বা সাংগঠনিক লাভের জন্য প্রতারণা, ভুল উপস্থাপন, চুরি, বা কর্তৃত্বের অপব্যবহার জড়িত কোনো ইচ্ছাকৃত কাজ।
ঝুঁকি একটি ঘটনা বা পরিস্থিতি ফাউন্ডেশনের উদ্দেশ্য, ক্রিয়াকলাপ, আর্থিক অবস্থা, খ্যাতি বা আইনি সম্মতির উপর বিরূপ প্রভাব ফেলতে পারে এমন সম্ভাবনা।
স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং প্রসিডিউর (এসওপি) একটি নথিভুক্ত ধাপে ধাপে প্রক্রিয়া যা ফাউন্ডেশন দ্বারা অনুমোদিত অপারেশনাল কার্যক্রমের ধারাবাহিকভাবে সম্পাদন নিশ্চিত করতে।
1.16 ভূমিকা এবং দায়িত্ব
1.16.1 সাধারণ নীতি
কার্যকর শাসন, জবাবদিহিতা, অপারেশনাল দক্ষতা এবং অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণের জন্য কর্তৃত্ব ও দায়িত্বের স্পষ্ট বরাদ্দ অপরিহার্য। প্রতিটি কর্মচারী তাদের দায়িত্ব বুঝতে হবে এবং অর্পিত দায়িত্ব পালন করবে
এই ম্যানুয়াল অনুযায়ী.
1.16.2 ট্রাস্টি বোর্ড
বোর্ড করবে:
- সাংগঠনিক নীতি এবং কৌশলগত পরিকল্পনা অনুমোদন করুন।
- বার্ষিক বাজেট অনুমোদন।
- বড় আর্থিক সিদ্ধান্ত অনুমোদন করুন.
- নির্বাহী পরিচালক নিয়োগ ও মূল্যায়ন।
- নিয়ন্ত্রক সম্মতি নিশ্চিত করুন।
- সাংগঠনিক কর্মক্ষমতা পর্যালোচনা করুন।
- ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা তত্ত্বাবধান.
- সুশাসন নিশ্চিত করুন।
- আর্থিক স্থিতিশীলতা নিরীক্ষণ করুন।
- ফাউন্ডেশনের মিশন এবং সম্পদ রক্ষা করুন।
1.16.3 নির্বাহী পরিচালক
নির্বাহী পরিচালক হবেন:
- ফাউন্ডেশনের নেতৃত্ব দিন।
- বোর্ড-অনুমোদিত নীতি বাস্তবায়ন।
- কার্যকর প্রোগ্রাম পরিচালনা নিশ্চিত করুন।
- সিনিয়র ম্যানেজমেন্ট তত্ত্বাবধান.
- বাহ্যিকভাবে ফাউন্ডেশনের প্রতিনিধিত্ব করুন।
- অর্পিত কর্তৃপক্ষের মধ্যে অপারেশনাল সিদ্ধান্ত অনুমোদন করুন।
- নিয়ন্ত্রক সম্মতি নিশ্চিত করুন।
- সাংগঠনিক অখণ্ডতা প্রচার করুন।
1.16.4 ক্ষুদ্রঋণ কার্যক্রমের প্রধান
ক্ষুদ্রঋণ প্রধান হবেন:
- কর্মক্ষম পরিকল্পনা বিকাশ.
- শাখা কার্যক্রম তত্ত্বাবধান।
- পোর্টফোলিও কর্মক্ষমতা নিরীক্ষণ.
- অপারেশনাল রিপোর্ট পর্যালোচনা করুন.
- নীতিগত উন্নতির সুপারিশ করুন।
- সেবার মান নিশ্চিত করুন।
- কর্মীদের প্রশিক্ষণ সমন্বয় করা।
- অপারেশনাল দক্ষতা জোরদার.
1.16.5 ফাইন্যান্স ম্যানেজার
ফাইন্যান্স ম্যানেজার হবে:
- অ্যাকাউন্টিং রেকর্ড বজায় রাখুন।
- আর্থিক বিবৃতি প্রস্তুত করুন।
- নগদ ব্যবস্থাপনা মনিটর.
- বাজেট তদারকি করুন।
- আর্থিক সম্মতি নিশ্চিত করুন।
- অডিট সমন্বয়.
- আর্থিক নিয়ন্ত্রণ বজায় রাখুন।
1.16.6 অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষক
অভ্যন্তরীণ অডিটর হবে:
- স্বাধীন অডিট পরিচালনা করুন।
- অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ পর্যালোচনা করুন।
- নীতি সম্মতি মূল্যায়ন.
- অনিয়মের তদন্ত করুন।
- সংশোধনমূলক কর্মের সুপারিশ.
- যথাযথ শাসন কর্তৃপক্ষের কাছে গুরুত্বপূর্ণ ফলাফলগুলি রিপোর্ট করুন।
1.16.7 শাখা ব্যবস্থাপক
শাখা ব্যবস্থাপক অবশ্যই:
- শাখা কার্যক্রম পরিচালনা করুন।
- কর্মীদের তত্ত্বাবধান.
- পোর্টফোলিওর মান নিশ্চিত করুন।
- ডকুমেন্টেশন যাচাই করুন।
- নগদ নিরীক্ষণ.
- সময়মত রিপোর্টিং নিশ্চিত করুন।
- ক্লায়েন্টের অভিযোগগুলি পরিচালনা করুন।
- শাখা রেকর্ড বজায় রাখুন।
- নৈতিক আচরণ প্রচার করুন।
1.16.8 ফিল্ড অফিসার / ক্রেডিট অফিসার
মাঠ কর্মকর্তাদের হবে:
- যোগ্য ক্লায়েন্টদের চিহ্নিত করুন।
- পারিবারিক এবং ব্যবসায়িক মূল্যায়ন পরিচালনা করুন।
- আবেদনকারীর তথ্য যাচাই করুন।
- গ্রুপ মিটিংয়ের সুবিধা দিন (যেখানে প্রযোজ্য)।
- ঋণ আবেদন প্রক্রিয়া.
- ঋণের ব্যবহার পর্যবেক্ষণ করুন।
- পরিশোধ সংগ্রহ.
- সঞ্চয় পণ্য প্রচার করুন (যেখানে প্রযোজ্য)।
- ক্লায়েন্টদের আর্থিক শৃঙ্খলা সম্পর্কে শিক্ষিত করুন।
- কর্মক্ষম সমস্যাগুলি অবিলম্বে রিপোর্ট করুন।
1.16.9 সকল কর্মচারী
প্রত্যেক কর্মচারীর উচিত:
- অনুমোদিত নীতি অনুসরণ করুন.
- গোপনীয় তথ্য রক্ষা করুন।
- ক্লায়েন্টদের সাথে সম্মানের সাথে আচরণ করুন।
- স্বার্থের দ্বন্দ্ব এড়িয়ে চলুন।
- সঠিক রেকর্ড বজায় রাখুন।
- অসদাচরণ রিপোর্ট করুন।
- প্রশিক্ষণে অংশগ্রহণ করুন।
- সাংগঠনিক উদ্দেশ্য সমর্থন.
1.17 নথি নিয়ন্ত্রণ
1.17.1 উদ্দেশ্য
নথি নিয়ন্ত্রণ নিশ্চিত করে যে সাংগঠনিক নীতি, ম্যানুয়াল, ফর্ম, পদ্ধতি এবং অপারেশনাল নথিগুলি সঠিক, বর্তমান, অনুমোদিত, এবং সঠিকভাবে সুরক্ষিত থাকে।
1.17.2 নথির শ্রেণীবিভাগ
সাংগঠনিক নথি শ্রেণীবদ্ধ করা যেতে পারে:
পলিসি ডকুমেন্টস বোর্ড-অনুমোদিত সাংগঠনিক নীতি।
অপারেশন ম্যানুয়াল বিস্তারিত অপারেশনাল পদ্ধতি. স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি (SOPs) ধাপে ধাপে অপারেশনাল নির্দেশাবলী।
ফরম এবং রেজিস্টার
অনুমোদিত অপারেশনাল ফর্ম.
আর্থিক রেকর্ড অ্যাকাউন্টিং এবং আর্থিক ডকুমেন্টেশন.
কর্মী রেকর্ড কর্মচারী-সম্পর্কিত ডকুমেন্টেশন।
নিয়ন্ত্রক কর্তৃপক্ষের কাছে জমা দেওয়া নিয়ন্ত্রক রেকর্ড রিপোর্ট।
1.17.3 নথির মালিকানা
প্রতিটি নথিতে থাকবে:
- নথির মালিক
- সংস্করণ নম্বর
- কার্যকরী তারিখ
- পর্যালোচনার তারিখ
- অনুমোদন কর্তৃপক্ষ
- বিতরণ তালিকা
1.17.4 সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ
প্রতিটি নিয়ন্ত্রিত নথি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:
- সংস্করণ নম্বর
- পুনর্বিবেচনার তারিখ
- পরিবর্তনের বর্ণনা
- দ্বারা অনুমোদিত
- কার্যকরী তারিখ
অপ্রচলিত সংস্করণগুলি সংরক্ষণাগারভুক্ত করা হবে এবং অনিচ্ছাকৃত ব্যবহার রোধ করতে স্পষ্টভাবে চিহ্নিত করা হবে।
1.17.5 নথি অনুমোদন
ইস্যু করার আগে নথিগুলি যথাযথ কর্তৃপক্ষ দ্বারা অনুমোদিত হবে। সাধারণ অনুমোদন কর্তৃপক্ষ অন্তর্ভুক্ত:
- ট্রাস্টি বোর্ড (প্রধান নীতি)
- নির্বাহী পরিচালক (অপারেশনাল পদ্ধতি)
- বিভাগীয় প্রধান (বিভাগীয় নির্দেশিকা)
কোন অননুমোদিত নথি অফিসিয়াল অপারেশন জন্য ব্যবহার করা হবে না.
1.17.6 বিতরণ
নিয়ন্ত্রিত নথি শুধুমাত্র অনুমোদিত মাধ্যমে অনুমোদিত কর্মীদের বিতরণ করা হবে
চ্যানেল ইলেকট্রনিক সংস্করণগুলি যথাযথ অ্যাক্সেস সহ সুরক্ষিত সিস্টেমে বজায় রাখা হবে
নিয়ন্ত্রণ করে
1.17.7 গোপনীয়তা
গোপনীয় নথি যথাযথ অনুমোদন ছাড়া প্রকাশ করা হবে না.
কর্মচারীদের রক্ষা করতে হবে:
- ক্লায়েন্ট তথ্য.
- আর্থিক তথ্য।
- কর্মীদের রেকর্ড।
- কৌশলগত পরিকল্পনা।
- অডিট রিপোর্ট।
- পাসওয়ার্ড এবং সিস্টেম শংসাপত্র।
1.17.8 রেকর্ড ধরে রাখা
প্রযোজ্য আইন, নিয়ন্ত্রক প্রয়োজনীয়তা, সাংগঠনিক নীতি, বা চুক্তিবদ্ধ বাধ্যবাধকতা দ্বারা প্রয়োজনীয় সময়ের জন্য অপারেশনাল রেকর্ডগুলি বজায় রাখা হবে। রেকর্ডগুলি সম্পূর্ণ, অ্যাক্সেসযোগ্য, সুরক্ষিত এবং অননুমোদিত থেকে সুরক্ষিত থাকবে
পরিবর্তন বা ধ্বংস।
1.17.9 ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট
যেখানে ইলেকট্রনিক সিস্টেম ব্যবহার করা হয়, ফাউন্ডেশন নিশ্চিত করবে:
- নিয়মিত ডেটা ব্যাকআপ।
- ব্যবহারকারীর অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ।
- অডিট ট্রেল যেখানে উপযুক্ত.
- সাইবার নিরাপত্তা সুরক্ষা।
- দুর্যোগ পুনরুদ্ধারের ব্যবস্থা।
- ইলেকট্রনিক রেকর্ডের নিরাপদ স্টোরেজ।
1.17.10 নথি পর্যালোচনা
সমস্ত প্রধান নীতি এবং অপারেশনাল ম্যানুয়ালগুলি পর্যায়ক্রমে পর্যালোচনা করা হবে, এবং অতিরিক্ত যখনই উল্লেখযোগ্য পরিবর্তন হয়:
- প্রযোজ্য আইন বা প্রবিধান।
- সাংগঠনিক কাঠামো।
- অপারেশনাল প্রসেস।
- প্রযুক্তি।
- ঝুঁকিপূর্ণ পরিবেশ।
- কৌশলগত দিক।
অনুমোদিত সংশোধনগুলি পূর্ববর্তী সংস্করণগুলিকে প্রতিস্থাপন করবে এবং সমস্ত প্রাসঙ্গিককে জানানো হবে৷
কর্মীদের
অধ্যায় 1-এর শেষ পর্ব 4