সমন্বিত পলিসি ও অপারেশন ম্যানুয়াল - পার্ট ২
1. ভূমিকা
প্রোথিক অগ্রযাত্রা ফাউন্ডেশন একটি অলাভজনক সংস্থা যা দায়িত্বশীল আর্থিক অন্তর্ভুক্তি, উদ্যোক্তা প্রচার এবং সম্প্রদায়ের উন্নয়নের মাধ্যমে স্বল্প আয়ের পরিবারকে ক্ষমতায়ন করতে প্রতিশ্রুতিবদ্ধ। এই ম্যানুয়ালটি স্বচ্ছতা, জবাবদিহিতা, এবং নিশ্চিত করার জন্য সমস্ত কর্মী, ব্যবস্থাপনা এবং পরিচালনা সংস্থাগুলির জন্য অপারেশনাল ফ্রেমওয়ার্ক প্রদান করে।
ধারাবাহিক সেবা প্রদান।
2. দৃষ্টি
একটি অন্তর্ভুক্তিমূলক এবং ন্যায়সঙ্গত বাংলাদেশ গড়ে তোলা যেখানে অর্থনৈতিকভাবে সুবিধাবঞ্চিত ব্যক্তি, পরিবার এবং প্রান্তিক জনগোষ্ঠীর সাশ্রয়ী মূল্যের আর্থিক পরিষেবা, টেকসই জীবিকার সুযোগ এবং অর্থনৈতিক স্বাধীনতা এবং সামাজিক সুস্থতা অর্জনের জন্য প্রয়োজনীয় সংস্থানগুলিতে সমান অ্যাক্সেস থাকবে। আমরা এমন একটি সমাজের কল্পনা করি যেখানে প্রত্যেক ব্যক্তির — আয়, লিঙ্গ, অবস্থান, বা সামাজিক পটভূমি নির্বিশেষে — সম্পদ তৈরি করার, দক্ষতা বিকাশ, আয়-উৎপাদনমূলক কার্যক্রম শুরু বা প্রসারিত করার এবং দেশের অর্থনৈতিক প্রবৃদ্ধিতে সম্পূর্ণভাবে অংশগ্রহণ করার সুযোগ রয়েছে। দায়িত্বশীল ক্ষুদ্রঋণ, আর্থিক অন্তর্ভুক্তি, সক্ষমতা-নির্মাণ উদ্যোগ এবং সম্প্রদায়-চালিত উন্নয়ন কর্মসূচীর মাধ্যমে, আমরা দারিদ্র্য হ্রাস করতে, অর্থনৈতিক ধাক্কার বিরুদ্ধে স্থিতিস্থাপকতা জোরদার করতে, উদ্যোক্তাকে উন্নীত করতে, নারী ও যুবদের ক্ষমতায়ন করতে এবং দীর্ঘমেয়াদী সমৃদ্ধির জন্য আকাঙ্ক্ষা করি। আমাদের দৃষ্টিভঙ্গি এমন একটি বাংলাদেশ যেখানে অন্তর্ভুক্তিমূলক অর্থনৈতিক সুযোগগুলি মানুষকে তাদের জীবনযাত্রার মান উন্নত করতে, তাদের মর্যাদা সমুন্নত রাখতে এবং টেকসই জাতীয় উন্নয়নে অবদান রাখতে সক্ষম করে।
মিশন
উৎপাদনশীল উদ্দেশ্যে দায়ী ক্ষুদ্রঋণ সেবা প্রদান।
উদ্যোক্তা ও আয় বৃদ্ধিকে উৎসাহিত করুন।
মহিলাদের অর্থনৈতিক অংশগ্রহণ এবং যুব উন্নয়নে সহায়তা করুন।
আর্থিক সাক্ষরতা এবং সম্প্রদায়ের স্থিতিস্থাপকতা প্রচার করুন।
সততা, জবাবদিহিতা এবং স্বচ্ছতার সাথে কাজ করুন।
মূল মান
1. সততা
আমরা আমাদের সমস্ত ক্রিয়া এবং সিদ্ধান্তে সততা, নৈতিকতা এবং পেশাদারিত্বের সর্বোচ্চ মান বজায় রাখি। আমরা আমাদের ক্রিয়াকলাপগুলি সুষ্ঠুভাবে পরিচালনা করতে, প্রযোজ্য আইন ও প্রবিধান মেনে চলতে এবং আমাদের ক্লায়েন্ট, কর্মচারী, অংশীদার, দাতা এবং স্টেকহোল্ডারদের বিশ্বাস বজায় রাখতে প্রতিশ্রুতিবদ্ধ।
2. জবাবদিহিতা
আমরা আমাদের সিদ্ধান্ত, কর্ম এবং আমাদের প্রোগ্রামগুলির প্রভাবের জন্য দায়বদ্ধ থাকি। আমরা নিশ্চিত করি যে সম্পদগুলি দক্ষতার সাথে এবং স্বচ্ছভাবে পরিচালিত হয় এবং আমরা আমাদের ক্লায়েন্ট, নিয়ন্ত্রক, তহবিল অংশীদার এবং আমরা যে সম্প্রদায়গুলিকে পরিবেশন করি তাদের কাছে আমরা জবাবদিহি করতে থাকি।
3. স্বচ্ছতা
আমরা আমাদের নীতি, আর্থিক পরিষেবা, মূল্য নির্ধারণ এবং সাংগঠনিক কর্মক্ষমতা সম্পর্কিত খোলা এবং স্পষ্ট যোগাযোগে বিশ্বাস করি। আমরা স্টেকহোল্ডারদের সঠিক তথ্য প্রদান করি এবং স্বচ্ছ সিস্টেম বজায় রাখি যা আত্মবিশ্বাস এবং জ্ঞাত সিদ্ধান্ত প্রচার করে -
তৈরী
4. সম্মান
আমরা প্রত্যেক ব্যক্তির সাথে তাদের অর্থনৈতিক অবস্থা, লিঙ্গ, বয়স, ধর্ম, জাতি বা পটভূমি নির্বিশেষে মর্যাদা, ন্যায্যতা এবং সহানুভূতির সাথে আচরণ করি। আমরা আমাদের প্রতিষ্ঠানের মধ্যে এবং ক্লায়েন্টদের সাথে সমস্ত মিথস্ক্রিয়ায় পারস্পরিক শ্রদ্ধার সংস্কৃতি গড়ে তুলি
সম্প্রদায়গুলি
5. অন্তর্ভুক্তি
আমরা নারী, যুবক, প্রতিবন্ধী ব্যক্তি এবং গ্রামীণ জনগোষ্ঠী সহ সুবিধাবঞ্চিত এবং প্রান্তিক জনগোষ্ঠীর জন্য সমান সুযোগ তৈরি করতে প্রতিশ্রুতিবদ্ধ। আমাদের পরিষেবাগুলি আর্থিক অন্তর্ভুক্তি প্রচারের জন্য ডিজাইন করা হয়েছে এবং নিশ্চিত করা হয়েছে যে কেউ অর্থনৈতিক অগ্রগতির সুযোগ থেকে বাদ না পড়ে।
6. উদ্ভাবন
আমরা ক্রমাগত আর্থিক পরিষেবা এবং সম্প্রদায়ের উন্নয়নের উন্নতির জন্য সৃজনশীল এবং ব্যবহারিক সমাধান খুঁজছি। প্রযুক্তি, নতুন ধারণা এবং প্রমাণ-ভিত্তিক অনুশীলনগুলিকে গ্রহণ করার মাধ্যমে, আমরা দক্ষতা, অ্যাক্সেসযোগ্যতা এবং আমাদের ইতিবাচক প্রভাবকে উন্নত করার চেষ্টা করি
প্রোগ্রাম
7. স্থায়িত্ব
আমরা আমাদের সকল উদ্যোগে দীর্ঘমেয়াদী সামাজিক, অর্থনৈতিক, এবং পরিবেশগত স্থায়িত্ব প্রচার করি। আমাদের লক্ষ্য হল স্থিতিস্থাপক সম্প্রদায়গুলি তৈরি করা, দায়িত্বশীল আর্থিক অনুশীলনগুলিকে সমর্থন করা এবং আমাদের প্রতিষ্ঠানটি ভবিষ্যতের প্রজন্মের জন্য আর্থিকভাবে সুস্থ থাকা নিশ্চিত করা।
8. ক্লায়েন্ট-কেন্দ্রিক পরিষেবা
আমাদের ক্লায়েন্টরা আমরা যা কিছু করি তার মূলে থাকে। আমরা তাদের চাহিদা বোঝা, ন্যায্য এবং সাশ্রয়ী মূল্যের আর্থিক পণ্য সরবরাহ করতে, তাদের অধিকার রক্ষা করতে এবং প্রতিক্রিয়াশীল, সম্মানজনক এবং উচ্চ-মানের পরিষেবা সরবরাহ করতে নিবেদিত যা তাদের দীর্ঘস্থায়ী অর্জনে সহায়তা করে
অর্থনৈতিক ক্ষমতায়ন।
3. সাংগঠনিক কাঠামো
ফাউন্ডেশন অন্তর্ভুক্ত হতে পারে:
ট্রাস্টি/পরিচালক বোর্ড
নির্বাহী পরিচালক বা প্রধান নির্বাহী কর্মকর্তা
অর্থ বিভাগ
মানবসম্পদ বিভাগ
অপারেশন বিভাগ
শাখা ব্যবস্থাপক
ঋণ কর্মকর্তারা
অ্যাকাউন্টস অফিসার
অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষক
কমপ্লায়েন্স অফিসার
প্রশাসনিক স্টাফ
প্রতিটি কর্মচারীর লিখিত কাজের দায়িত্ব এবং রিপোর্টিং সম্পর্ক থাকতে হবে।
4. শাসন নীতি
বোর্ড কৌশলগত তদারকি প্রদান করবে, বাজেট এবং প্রধান নীতিগুলি অনুমোদন করবে, সাংগঠনিক কর্মক্ষমতা পর্যালোচনা করবে, ঝুঁকি নিরীক্ষণ করবে এবং প্রযোজ্য আইনের সাথে সম্মতি নিশ্চিত করবে
এবং নিয়ন্ত্রক প্রয়োজনীয়তা। নির্বাহী পরিচালক বোর্ডের সিদ্ধান্ত বাস্তবায়ন এবং দৈনন্দিন কার্যক্রম পরিচালনার জন্য দায়ী থাকবেন। কমিটি যেমন অডিট, ফিনান্স, বা ঝুঁকি কমিটি যেখানে প্রতিষ্ঠিত হতে পারে
উপযুক্ত
5. মানব সম্পদ নীতি
নিয়োগ নিয়োগ যোগ্যতা, যোগ্যতা, সততা এবং সাংগঠনিক চাহিদার উপর ভিত্তি করে করা হবে।
প্রবেশন নিশ্চিতকরণের আগে নতুন কর্মীরা একটি প্রবেশনারি মেয়াদ শেষ করতে পারে।
প্রশিক্ষণ সমস্ত কর্মীদের অন্তর্ভুক্তি প্রশিক্ষণ এবং পর্যায়ক্রমিক পেশাদার বিকাশ গ্রহণ করা উচিত।
কর্মক্ষমতা মূল্যায়ন কর্মক্ষমতা পর্যালোচনায় উৎপাদনশীলতা, নৈতিকতা, সম্মতি, দলগত কাজ এবং
উদ্দেশ্য অর্জন।
ছেড়ে দিন ফাউন্ডেশন সাংগঠনিক নীতি এবং প্রযোজ্য আইন অনুসারে বার্ষিক ছুটি, নৈমিত্তিক ছুটি, অসুস্থ ছুটি, মাতৃত্বকালীন বা পিতৃত্বকালীন ছুটি এবং সরকারী ছুটি প্রদান করতে পারে।
আচরণবিধি
কর্মচারীদের হবে:
সততা এবং পেশাদারিত্ব বজায় রাখুন।
ক্লায়েন্ট এবং সহকর্মীদের সম্মান করুন।
গোপনীয় তথ্য রক্ষা করুন।
স্বার্থের দ্বন্দ্ব এড়িয়ে চলুন।
প্রতারণা, ঘুষ বা হয়রানি থেকে বিরত থাকুন।
6. ক্ষুদ্রঋণ পরিচালনা নীতি
যোগ্য ঋণগ্রহীতা
আবেদনকারীদের অবশ্যই:
কমপক্ষে 18 বছর বয়সী হতে হবে।
প্রযোজ্য আইনের অধীনে যোগ্য নাগরিক বা বৈধ বাসিন্দা হন।
একটি কার্যকর আয়-উৎপাদন কার্যকলাপ আছে.
প্রয়োজনীয় শনাক্তকরণ এবং যাচাইকরণ পদ্ধতি সম্পূর্ণ করুন।
ফাউন্ডেশন নীতি মেনে চলতে সম্মত হন।
ঋণ প্রক্রিয়া
1. আবেদন জমা।
2. ক্ষেত্র যাচাইকরণ।
3. ক্রেডিট মূল্যায়ন।
4. অনুমোদিত কর্মকর্তা বা কমিটির অনুমোদন।
5. ঋণ চুক্তি সম্পাদন।
6. বিতরণ।
7. মনিটরিং।
8. সংগ্রহ এবং পোর্টফোলিও পর্যালোচনা।
আবেদনকারীদের উচিত:
চুক্তিতে প্রবেশ করতে আইনিভাবে সক্ষম প্রাপ্তবয়স্ক হন।
একটি কার্যকর আয়-উৎপাদন কার্যকলাপ বা ব্যবসা পরিকল্পনা আছে.
সনাক্তকরণ এবং মূল্যায়ন পদ্ধতি সফলভাবে সম্পূর্ণ করুন।
ফাউন্ডেশন ঋণের শর্তাবলী মেনে চলতে সম্মত হন।
ঋণের উদ্দেশ্য
ঋণ সমর্থন করতে পারে:
ছোট ব্যবসা
কৃষি
পশুসম্পদ
মৎস্য
কুটির শিল্প
খুচরা বাণিজ্য
সেবা উদ্যোগ
অন্যান্য বৈধ উৎপাদনমূলক কার্যক্রম
ঋণের সীমা
সূচক ঋণের আকার:
সর্বনিম্ন: 5,000 টাকা
সর্বোচ্চ: 100,000 টাকা
ঋণের পরিমাণ পরিশোধের ক্ষমতা এবং সাংগঠনিক নীতি প্রতিফলিত করা উচিত।
7. ঋণ অনুমোদন এবং বিতরণ পদ্ধতি
1. সম্পূর্ণ আবেদন গ্রহণ করুন
ঋণ প্রক্রিয়া শুরু হয় যখন আবেদনকারী সমস্ত প্রয়োজনীয় সমর্থনকারী নথি সহ একটি যথাযথভাবে সম্পূর্ণ ঋণের আবেদনপত্র জমা দেন, যেমন পরিচয়ের প্রমাণ, ছবি, ঠিকানা যাচাইকরণ, ব্যবসার তথ্য (যদি প্রযোজ্য হয়), এবং সংস্থার প্রয়োজনীয় অন্যান্য নথি। রিসিভিং অফিসার যাচাই করবেন যে আবেদনটি প্রক্রিয়াকরণের জন্য গ্রহণ করার আগে এটি সম্পূর্ণ হয়েছে। 2. আবেদনকারীর তথ্য যাচাই করুন নিয়োগকৃত ক্রেডিট অফিসার আবেদনকারীর প্রদত্ত তথ্যের যথার্থতা এবং সত্যতা যাচাই করবে। এতে ব্যক্তিগত বিবরণ, পরিবারের তথ্য, আয়ের উৎস, কর্মসংস্থান বা ব্যবসায়িক কার্যক্রম, রেফারেন্স এবং কোনো গ্যারান্টার বা গোষ্ঠীর তথ্য নিশ্চিত করা অন্তর্ভুক্ত। মিথ্যা বা বিভ্রান্তিকর তথ্য প্রত্যাখ্যান হতে পারে
আবেদন
3. ক্ষেত্র মূল্যায়ন পরিচালনা করুন
আবেদনকারীর বাসভবন, ব্যবসার জায়গা বা প্রস্তাবিত আয়-উৎপাদনমূলক কার্যকলাপের মূল্যায়ন করার জন্য একটি ফিল্ড ভিজিট করা হবে। উদ্দেশ্য হল আবেদনে প্রদত্ত তথ্য যাচাই করা, আবেদনকারীর জীবনযাত্রা এবং ব্যবসার অবস্থার মূল্যায়ন করা এবং ঋণের প্রস্তাবিত ব্যবহারের সম্ভাব্যতা মূল্যায়ন করা।
4. পরিশোধের ক্ষমতা মূল্যায়ন করুন
ক্রেডিট অফিসার আয়, ব্যয়, বিদ্যমান ঋণ, নগদ প্রবাহ, ব্যবসায়িক কর্মক্ষমতা এবং অন্যান্য প্রাসঙ্গিক আর্থিক বিষয়গুলি পর্যালোচনা করে ঋণ পরিশোধের জন্য আবেদনকারীর ক্ষমতার মূল্যায়ন করবেন। মূল্যায়ন নিশ্চিত করা উচিত যে প্রস্তাবিত ঋণের পরিমাণ সাশ্রয়ী এবং ঋণগ্রহীতার জন্য অতিরিক্ত আর্থিক বোঝা তৈরি করে না।
5. মূল্যায়ন প্রতিবেদন প্রস্তুত করুন
যাচাইকরণ এবং ফিল্ড অ্যাসেসমেন্টের পরে, ক্রেডিট অফিসার আবেদনকারীর প্রোফাইল, ঋণের উদ্দেশ্য, আর্থিক অবস্থা, ঋণ পরিশোধের ক্ষমতা, চিহ্নিত ঝুঁকি এবং অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যানের সুপারিশের সংক্ষিপ্তসারে একটি ব্যাপক মূল্যায়ন প্রতিবেদন তৈরি করবেন। প্রতিবেদনটি প্রাসঙ্গিক ডকুমেন্টেশন দ্বারা সমর্থিত হবে এবং অনুমোদনকারী কর্তৃপক্ষের কাছে জমা দেওয়া হবে। 6. অনুমোদিত ব্যক্তি ঋণের আবেদনগুলি পর্যালোচনা এবং অনুমোদন করা হবে শুধুমাত্র সংস্থার কর্তৃপক্ষের প্রতিনিধিদের অধীনে অনুমোদিত কর্মকর্তা বা কমিটি দ্বারা। অনুমোদনের সিদ্ধান্তগুলি প্রতিষ্ঠিত যোগ্যতার মানদণ্ড, ঝুঁকি মূল্যায়ন এবং অভ্যন্তরীণ নীতিগুলির সাথে সম্মতির উপর ভিত্তি করে হবে। যেকোন ব্যতিক্রম অবশ্যই নথিভুক্ত এবং যথাযথ স্তরে অনুমোদিত হতে হবে।
7. ঋণ ডকুমেন্টেশন সঞ্চালন
ঋণ বিতরণের আগে, ঋণগ্রহীতা ঋণ চুক্তি, পরিশোধের সময়সূচী, ঘোষণা, গ্যারান্টি (যদি প্রযোজ্য হয়) এবং সম্মতি ফর্ম সহ প্রয়োজনীয় সমস্ত আইনি এবং চুক্তিভিত্তিক নথিতে স্বাক্ষর করবেন। সংস্থাটি নিশ্চিত করবে যে ঋণগ্রহীতা স্পষ্টভাবে ঋণের শর্তাবলী, সুদ বা পরিষেবা চার্জ, পরিশোধের বাধ্যবাধকতা এবং
ডিফল্টের পরিণতি। 8. অনুমোদিত পদ্ধতির মাধ্যমে তহবিল বিতরণ সমস্ত অনুমোদন এবং নথিপত্রের প্রয়োজনীয়তাগুলি সম্পূর্ণ করার পরে, ঋণের পরিমাণ অনুমোদিত এবং সুরক্ষিত চ্যানেলগুলির মাধ্যমে বিতরণ করা হবে, যেমন ব্যাঙ্ক স্থানান্তর, মোবাইল আর্থিক পরিষেবা, বা অনুমোদিত নগদ বিতরণ পদ্ধতি৷ লেনদেনের একটি আনুষ্ঠানিক রেকর্ড রক্ষণাবেক্ষণ করা হবে, এবং ঋণগ্রহীতা এর নিশ্চিতকরণ পাবেন
বিতরণ
9. সম্পূর্ণ রেকর্ড বজায় রাখুন
প্রতিষ্ঠান প্রতিটি ঋণের জন্য একটি সম্পূর্ণ এবং নির্ভুল ফাইল রক্ষণাবেক্ষণ করবে, যার মধ্যে রয়েছে আবেদনপত্র, যাচাইকরণের রেকর্ড, ফিল্ড অ্যাসেসমেন্ট রিপোর্ট, অনুমোদনের নথি, স্বাক্ষরিত চুক্তি, বিতরণ রেকর্ড, পরিশোধের ইতিহাস, চিঠিপত্র এবং পরবর্তী যেকোনো সংশোধনী। প্রযোজ্য আইনি, নিয়ন্ত্রক, এবং সাংগঠনিক প্রয়োজনীয়তা অনুসারে রেকর্ডগুলি নিরাপদে সংরক্ষণ করা হবে এবং সংরক্ষণ করা হবে।
8. পরিশোধ এবং পুনরুদ্ধারের নীতি
ঋণ পরিশোধ এবং পুনরুদ্ধার নীতি একটি ন্যায্য, স্বচ্ছ এবং সম্মানজনক পদ্ধতিতে ঋণ পরিশোধের পদ্ধতি স্থাপন করে এবং দায়িত্বশীল ঋণ প্রদানের প্রচার এবং ঋণগ্রহীতাদের অধিকার ও মর্যাদা রক্ষা করে। সংস্থাটি বাধ্যবাধকতা অবলম্বন না করে ক্লায়েন্টদের তাদের পরিশোধের বাধ্যবাধকতা পূরণে সহায়তা করতে প্রতিশ্রুতিবদ্ধ
অনৈতিক অভ্যাস
1. পরিশোধের সময়সূচী
ঋণ পরিশোধের সময় ঋণ অনুমোদনের সময় সম্মত হওয়া এবং ঋণ চুক্তিতে নথিভুক্ত করা পরিশোধের সময়সূচী অনুযায়ী ঋণ পরিশোধ করা হবে। ঋণের পণ্যের উপর নির্ভর করে, ঋণ পরিশোধ সাপ্তাহিক, দ্বি-সাপ্তাহিক বা মাসিক ভিত্তিতে সংগ্রহ করা যেতে পারে। ঋণগ্রহীতাদের সকল অর্থপ্রদানের তারিখ, কিস্তির পরিমাণ এবং অগ্রিম অবহিত করা হবে
গ্রহণযোগ্য পেমেন্ট পদ্ধতি।
2. ঋণগ্রহীতার দায়িত্ব
ঋণগ্রহীতাদের সম্মত সময়সূচী অনুযায়ী সময়মত পরিশোধ করা এবং অনুমোদিত উদ্দেশ্যে ঋণ তহবিল ব্যবহার করার আশা করা হয়। সময়সূচী তৈরিতে কোনো অসুবিধা হলে তাদের যত তাড়াতাড়ি সম্ভব সংস্থাকে অবহিত করা উচিত
পেমেন্ট
3. পরিশোধের মনিটরিং
ক্রেডিট অফিসাররা নিয়মিতভাবে পরিশোধের কার্যকারিতা নিরীক্ষণ করবেন এবং প্রাপ্ত সমস্ত অর্থপ্রদানের সঠিক রেকর্ড বজায় রাখবেন। কোন মিস বা বিলম্বিত কিস্তি সংস্থার ঋণ ট্র্যাকিং সিস্টেমের মাধ্যমে অবিলম্বে চিহ্নিত করা হবে এবং যথাযথ ফলো-আপ
কার্যক্রম শুরু করা হবে। 4. অর্থপ্রদানের অসুবিধার ক্ষেত্রে প্রাথমিক হস্তক্ষেপ যদি একজন ঋণগ্রহীতা নির্ধারিত অর্থপ্রদান করতে ব্যর্থ হয় বা আর্থিক কষ্টের ইঙ্গিত দেয়, তাহলে দায়িত্বশীল ক্রেডিট অফিসার পরিস্থিতি নিয়ে আলোচনা করার জন্য অবিলম্বে ঋণগ্রহীতার সাথে যোগাযোগ করবেন। উদ্দেশ্য হল বিলম্বের অন্তর্নিহিত কারণগুলি বোঝা, ঋণগ্রহীতার বর্তমান আর্থিক পরিস্থিতি মূল্যায়ন করা এবং পরিশোধের সুবিধার্থে ব্যবহারিক সমাধানগুলি অন্বেষণ করা। 5. অপরাধী হিসাবের মূল্যায়ন
আরও পুনরুদ্ধারের ব্যবস্থা নেওয়ার আগে, সংস্থাটি ঋণগ্রহীতার পরিস্থিতির একটি যুক্তিসঙ্গত মূল্যায়ন করবে, যার মধ্যে ব্যবসায়িক কর্মক্ষমতা, পরিবারের আয়, অপ্রত্যাশিত জরুরী অবস্থা, প্রাকৃতিক দুর্যোগ, স্বাস্থ্য সমস্যা, বা ঋণ পরিশোধের ক্ষমতাকে প্রভাবিত করে এমন অন্যান্য কারণ রয়েছে। সমস্ত ফলাফল ঋণগ্রহীতার ফাইলে নথিভুক্ত করা হবে। 6. ঋণ পুনর্গঠন বা পুনর্নির্ধারণ যেখানে ঋণগ্রহীতার পরিস্থিতি দ্বারা ন্যায়সঙ্গত এবং সাংগঠনিক নীতি এবং প্রযোজ্য আইনের অধীনে অনুমোদিত, সংস্থা ঋণ পুনর্গঠন বা পুনর্নির্ধারণ অনুমোদন করতে পারে। এই ধরনের পদক্ষেপগুলির মধ্যে ঋণ পরিশোধের সময়কাল বাড়ানো, কিস্তির পরিমাণ সংশোধন করা বা অন্যান্য অনুমোদিত ব্যবস্থা বাস্তবায়ন করা অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে যা প্রতিষ্ঠানের আর্থিক স্থায়িত্ব রক্ষা করার সময় ঋণগ্রহীতার ঋণ পরিশোধের ক্ষমতাকে উন্নত করে। যেকোনো পুনর্গঠনের জন্য যথাযথ অনুমোদন এবং লিখিত ডকুমেন্টেশন প্রয়োজন হবে। 7. সম্মানজনক পুনরুদ্ধারের অনুশীলন সমস্ত পুনরুদ্ধারের কার্যক্রম পেশাদারিত্ব, সৌজন্য এবং ঋণগ্রহীতার মর্যাদা এবং গোপনীয়তার প্রতি শ্রদ্ধার সাথে পরিচালিত হবে। স্টাফ সদস্যরা স্পষ্টভাবে যোগাযোগ করবে, গোপনীয়তা বজায় রাখবে এবং পরিশোধের সমস্যা সমাধানে স্বেচ্ছায় সহযোগিতা চাইবে। পুনরুদ্ধারের প্রচেষ্টাগুলিকে সংলাপ এবং পারস্পরিকভাবে গ্রহণযোগ্য সমাধানকে অগ্রাধিকার দেওয়া উচিত। 8. নিষিদ্ধ সংগ্রহ অনুশীলন কোন অবস্থাতেই কর্মী বা প্রতিনিধিরা ভীতি প্রদর্শন, হুমকি, হয়রানি, জনসাধারণের অবমাননা, শারীরিক বল, বেআইনি প্রবেশ, বৈষম্য, বা অন্য কোন জবরদস্তিমূলক বা অবৈধ আচরণে নিয়োজিত হবেন না। সংস্থাটি অপমানজনক পুনরুদ্ধারের অনুশীলনের প্রতি শূন্য-সহনশীলতার নীতি বজায় রাখে এবং লঙ্ঘনের ফলে হতে পারে
শাস্তিমূলক ব্যবস্থা। 9. নথিপত্র এবং রেকর্ড রাখা সমস্ত ঋণ পরিশোধের লেনদেন, ফলো-আপ যোগাযোগ, পুনর্গঠন সিদ্ধান্ত, পুনরুদ্ধারের ক্রিয়াকলাপ এবং ঋণগ্রহীতার মিথস্ক্রিয়া সঠিকভাবে নথিভুক্ত এবং নিরাপদে রক্ষণাবেক্ষণ করা হবে। এই রেকর্ডগুলি স্বচ্ছতা, অভ্যন্তরীণ পর্যবেক্ষণ, নিরীক্ষা, এবং সমর্থন করবে
নিয়ন্ত্রক সম্মতি। 10. বৃদ্ধি এবং আইনি পদক্ষেপ যেখানে ঋণগ্রহীতা যুক্তিসঙ্গত পুনরুদ্ধারের প্রচেষ্টা সত্ত্বেও পরিশোধ করতে অনিচ্ছুক থাকেন এবং কোন পারস্পরিক গ্রহণযোগ্য সমাধানে পৌঁছানো যায় না, সংস্থাটি প্রযোজ্য আইন, চুক্তির বাধ্যবাধকতা এবং অভ্যন্তরীণ নীতিগুলির সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ আইনী পদ্ধতির মাধ্যমে পুনরুদ্ধার করতে পারে। যথাযথ পর্যালোচনার পরেই আইনি পদক্ষেপ বিবেচনা করা হবে এবং
ব্যবস্থাপনা দ্বারা অনুমোদন। 11. ক্লায়েন্ট শিক্ষা এবং আর্থিক দায়বদ্ধতা সংস্থাটি ক্লায়েন্টদের ঋণের বাধ্যবাধকতা, পরিশোধের পরিকল্পনা, বাজেট এবং সুষ্ঠু আর্থিক ব্যবস্থাপনা সম্পর্কে শিক্ষিত করে দায়িত্বশীল ঋণ গ্রহণের প্রচার করবে।
ক্লায়েন্টদের আর্থিক সক্ষমতা শক্তিশালীকরণ উন্নত পরিশোধের কর্মক্ষমতা এবং টেকসই অর্থনৈতিক উন্নয়নে অবদান রাখে
9. সঞ্চয় এবং গ্রাহক পরিষেবা (ঐচ্ছিক)
যেখানে আইন এবং সাংগঠনিক অনুমোদন দ্বারা অনুমোদিত, উপযুক্ত অনুমোদন এবং সুরক্ষা সাপেক্ষে অতিরিক্ত আর্থিক পরিষেবা দেওয়া যেতে পারে। ক্লায়েন্টদের উপলব্ধ পরিষেবা এবং প্রযোজ্য শর্তাবলী সম্পর্কে স্পষ্ট তথ্য পাওয়া উচিত।
10. অর্থ ও হিসাব নীতি
অর্থ ও হিসাব নীতি প্রতিষ্ঠানের সুষ্ঠু আর্থিক ব্যবস্থাপনার নীতি ও পদ্ধতি স্থাপন করে। সংস্থার আর্থিক সংস্থানগুলি সুরক্ষিত করার সময় এটির লক্ষ্য হল স্বচ্ছতা, জবাবদিহিতা, নির্ভুলতা এবং প্রযোজ্য আইন, দাতার প্রয়োজনীয়তা এবং অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণগুলির সাথে সম্মতি নিশ্চিত করা। 1. সম্পূর্ণ অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডগুলি বজায় রাখুন সংস্থাটি সমস্ত আর্থিক লেনদেনের জন্য সঠিক, সম্পূর্ণ এবং আপ-টু-ডেট অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডগুলি বজায় রাখবে। প্রতিটি প্রাপ্তি, অর্থপ্রদান, সম্পদ অধিগ্রহণ, দায়, আয় এবং ব্যয় গৃহীত অ্যাকাউন্টিং নীতিগুলি ব্যবহার করে অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে সঠিকভাবে রেকর্ড করা হবে। আর্থিক রেকর্ড আইন দ্বারা প্রয়োজনীয় সময়ের জন্য নিরাপদে রাখা হবে এবং
সাংগঠনিক নীতি।
2. বার্ষিক বাজেট প্রস্তুত করুন
একটি বার্ষিক অপারেটিং বাজেট প্রতিটি আর্থিক বছরের শুরুর আগে প্রস্তুত করা হবে এবং উপযুক্ত গভর্নিং কর্তৃপক্ষ দ্বারা অনুমোদিত হবে। বাজেটে সকল কর্মসূচী ও প্রশাসনিক কর্মকান্ডের জন্য প্রত্যাশিত আয় এবং পরিকল্পিত ব্যয় নির্ণয় করা হবে। ম্যানেজমেন্ট নিয়মিতভাবে অনুমোদিত বাজেটের বিপরীতে প্রকৃত কর্মক্ষমতা নিরীক্ষণ করবে এবং উল্লেখযোগ্য বৈচিত্রগুলি তদন্ত করবে। 3. ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টগুলি নিয়মিতভাবে সমন্বয় করুন সংস্থার দ্বারা রক্ষণাবেক্ষণ করা সমস্ত ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টগুলি মাসিক ভিত্তিতে বা প্রয়োজনে আরও ঘন ঘন অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডের সাথে মিলিত হবে৷ অসঙ্গতি, অননুমোদিত লেনদেন, বা অ্যাকাউন্টিং ত্রুটিগুলি সনাক্ত করতে এবং আর্থিক রেকর্ডগুলি সঠিক এবং সম্পূর্ণ থাকে তা নিশ্চিত করতে ব্যাঙ্ক পুনর্মিলনগুলি স্বাধীনভাবে পর্যালোচনা করা হবে। 4. ডকুমেন্টেশন সহ ব্যয় সমর্থন করুন
প্রতিটি আর্থিক লেনদেন পর্যাপ্ত ডকুমেন্টেশন দ্বারা সমর্থিত হবে, যার মধ্যে ইনভয়েস, রসিদ, পেমেন্ট ভাউচার, চুক্তি, ক্রয় আদেশ, বেতনের রেকর্ড বা অন্যান্য প্রাসঙ্গিক প্রমাণ রয়েছে। যথাযথ অনুমোদন এবং পর্যাপ্ত সমর্থনকারী নথি ব্যতীত কোন অর্থপ্রদান প্রক্রিয়া করা হবে না যা প্রদর্শন করে যে ব্যয়টি বৈধ, প্রয়োজনীয় এবং সাংগঠনিক নীতি অনুসারে। 5. পর্যায়ক্রমিক আর্থিক বিবৃতি তৈরি করুন অর্থ বিভাগ মাসিক, ত্রৈমাসিক এবং বার্ষিক ভিত্তিতে, ব্যবস্থাপনা, বোর্ড, দাতা বা নিয়ন্ত্রক কর্তৃপক্ষের প্রয়োজন অনুসারে সময়মত এবং নির্ভরযোগ্য আর্থিক প্রতিবেদন তৈরি করবে। আর্থিক বিবৃতিগুলি সংস্থার আর্থিক অবস্থানের একটি সত্য এবং ন্যায্য দৃষ্টিভঙ্গি উপস্থাপন করবে এবং এতে আয়, ব্যয়, সম্পদ, দায়, নগদ প্রবাহ এবং বাজেট কর্মক্ষমতা সম্পর্কিত তথ্য অন্তর্ভুক্ত থাকবে। 6. সুরক্ষা সাংগঠনিক সম্পদগুলি নগদ, ব্যাঙ্ক ব্যালেন্স, সরঞ্জাম, যানবাহন, জায়, বিনিয়োগ, নথি, এবং অন্যান্য সম্পদ ক্ষতি, চুরি, জালিয়াতি, অপব্যবহার, বা অননুমোদিত অ্যাক্সেসের বিরুদ্ধে সুরক্ষার জন্য সংস্থা কার্যকর অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ প্রয়োগ করবে৷ সম্পদ নিবন্ধন রক্ষণাবেক্ষণ করা হবে, এবং সাংগঠনিক সম্পত্তির অস্তিত্ব এবং অবস্থা নিশ্চিত করার জন্য পর্যায়ক্রমিক শারীরিক যাচাই করা হবে।
7. অডিটের সাথে সহযোগিতা করুন
সংস্থাটি অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষক, বহিরাগত নিরীক্ষক, নিয়ন্ত্রক, দাতা এবং অন্যান্য অনুমোদিত পর্যালোচনাকারীদের সাথে সম্পূর্ণ সহযোগিতা করবে। ফাইন্যান্স কর্মীরা আর্থিক রেকর্ড, সহায়ক নথি, এবং প্রয়োজনীয় ব্যাখ্যাগুলিতে অ্যাক্সেস প্রদান করবে। নিরীক্ষার ফলাফল এবং সুপারিশগুলি অবিলম্বে পর্যালোচনা করা হবে এবং আর্থিক ব্যবস্থাপনা এবং অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণগুলিকে শক্তিশালী করার জন্য যথাযথ সংশোধনমূলক পদক্ষেপগুলি বাস্তবায়ন করা হবে৷ 8. অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ এবং দায়িত্বের পৃথকীকরণ আর্থিক দায়িত্বগুলি যথাযথভাবে পৃথক করা হবে যাতে একই লেনদেনের জন্য কোনও একক ব্যক্তির অনুমোদন, প্রক্রিয়াকরণ, রেকর্ডিং এবং সম্পদের হেফাজতের উপর সম্পূর্ণ নিয়ন্ত্রণ না থাকে৷ ত্রুটি এবং জালিয়াতির ঝুঁকি কমাতে অনুমোদনের সীমা, দ্বৈত স্বাক্ষরকারীর প্রয়োজনীয়তা এবং তত্ত্বাবধায়ক পর্যালোচনা স্থাপন করা হবে।
9. নগদ ব্যবস্থাপনা
নগদ রসিদগুলি অবিলম্বে অনুমোদিত ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টে জমা করা হবে, এবং যখনই ব্যবহারিক হবে তখন নগদ অর্থপ্রদান কম করা হবে৷ ক্ষুদ্র নগদ অনুমোদিত সীমার মধ্যে রক্ষণাবেক্ষণ করা হবে এবং সঠিক ভাউচার এবং নিয়মিত পুনর্মিলন দ্বারা সমর্থিত হবে। 10. সম্মতি এবং নৈতিক আচরণ সমস্ত আর্থিক ক্রিয়াকলাপ প্রযোজ্য আইন, নিয়ন্ত্রক প্রয়োজনীয়তা, দাতা চুক্তি, ট্যাক্স বাধ্যবাধকতা এবং সাংগঠনিক নীতিগুলি মেনে চলতে হবে৷ আর্থিক জড়িত কর্মচারী
ব্যবস্থাপনা সততার সাথে তাদের দায়িত্ব পালন করবে, স্বার্থের সংঘাত এড়াবে এবং অবিলম্বে সন্দেহজনক কোনো জালিয়াতি, অনিয়ম বা তহবিলের অপব্যবহারের অভিযোগ করবে।
11. সংগ্রহ নীতি
ক্রয় করা উচিত:
অপারেশনের জন্য প্রয়োজনীয়।
সাশ্রয়ী।
যথাযথভাবে অনুমোদিত।
নথিভুক্ত।
সুষ্ঠু ও স্বচ্ছভাবে পরিচালিত।
উপযুক্ত হলে প্রতিযোগিতামূলক উদ্ধৃতি প্রাপ্ত করা উচিত।
12. অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ এবং নিরীক্ষা
অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:
কর্তব্য পৃথকীকরণ।
অনুমোদনের সীমা।
পর্যায়ক্রমিক পুনর্মিলন।
নথি ধারণ।
সুপারভাইজরি পর্যালোচনা।
অভ্যন্তরীণ অডিটগুলি স্বাধীনভাবে সম্মতি পরীক্ষা করা উচিত এবং সুপারিশ করা উচিত
উন্নতি
13. ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা নীতি
ফাউন্ডেশন চিহ্নিত করা এবং পরিচালনা করা উচিত:
ক্রেডিট রিস্ক ঝুঁকি যা ঋণগ্রহীতারা ঋণ পরিশোধ করতে ব্যর্থ হয়।
কার্যক্ষম ঝুঁকি প্রক্রিয়ার ব্যর্থতা, মানবিক ত্রুটি বা সিস্টেমের দুর্বলতা থেকে উদ্ভূত ঝুঁকি।
আর্থিক ঝুঁকি তারল্য, বাজেটিং, এবং নগদ ব্যবস্থাপনা সম্পর্কিত ঝুঁকি।
সম্মতি ঝুঁকি আইনি বা নিয়ন্ত্রক বাধ্যবাধকতা মেনে চলতে ব্যর্থতার সাথে সম্পর্কিত ঝুঁকি।
সুনামগত ঝুঁকি দুর্বল শাসন বা অনৈতিক আচরণের ফলে জনসাধারণের অবিশ্বাসের ঝুঁকি। ঝুঁকি মূল্যায়ন পর্যায়ক্রমে পরিচালনা করা উচিত এবং প্রশমন ব্যবস্থা গ্রহণ করা উচিত
নথিভুক্ত
14. জালিয়াতি প্রতিরোধ এবং নৈতিক আচরণ
ফাউন্ডেশন শূন্য সহনশীলতা বজায় রাখে:
প্রতারণা
আত্মসাৎ
ঘুষ
জালিয়াতি
দুর্নীতি
সাংগঠনিক সম্পত্তির অপব্যবহার
কর্মীদের প্রতিষ্ঠিত রিপোর্টিং চ্যানেলের মাধ্যমে সন্দেহভাজন অসদাচরণের রিপোর্ট করা উচিত।
15. ডেটা সুরক্ষা এবং রেকর্ড ব্যবস্থাপনা
ক্লায়েন্ট এবং কর্মচারী তথ্য হওয়া উচিত:
বৈধ উদ্দেশ্যে সংগৃহীত।
নিরাপদে সংরক্ষিত।
শুধুমাত্র অনুমোদিত কর্মীদের অ্যাক্সেসযোগ্য।
প্রযোজ্য নীতি এবং আইনি প্রয়োজনীয়তা অনুযায়ী ধরে রাখা এবং নিষ্পত্তি করা।
16. পর্যবেক্ষণ এবং মূল্যায়ন
ম্যানেজমেন্ট ট্র্যাক করা উচিত:
পোর্টফোলিও গুণমান।
পরিশোধ কর্মক্ষমতা.
অপারেশনাল দক্ষতা।
আউটরিচ
ক্লায়েন্ট সন্তুষ্টি.
সামাজিক এবং অর্থনৈতিক ফলাফল।
ফলাফলগুলিকে কৌশলগত পরিকল্পনা এবং প্রোগ্রামের উন্নতিগুলি জানানো উচিত।
17. অভিযোগ এবং অভিযোগ প্রতিকারের ব্যবস্থা
ক্লায়েন্ট এবং কর্মচারীদের অভিযোগ জমা দেওয়ার জন্য অ্যাক্সেসযোগ্য চ্যানেল থাকা উচিত।
অভিযোগ হওয়া উচিত:
লগ
নিরপেক্ষভাবে পর্যালোচনা করা হয়েছে।
দ্রুত তদন্ত করা হয়।
একটি যুক্তিসঙ্গত সময়সীমার মধ্যে সমাধান করা হয়েছে।
জবাবদিহিতার জন্য নথিভুক্ত।
অভিযোগকারীদের বিরুদ্ধে প্রতিহিংসা বরদাস্ত করা উচিত নয়।
18. ব্যবসার ধারাবাহিকতা এবং দুর্যোগ প্রতিক্রিয়া
প্রাকৃতিক দুর্যোগ, প্রযুক্তির ব্যর্থতা বা অন্যান্য ব্যাঘাতের মতো জরুরী অবস্থার সময় প্রয়োজনীয় কার্যক্রম চালিয়ে যাওয়ার জন্য ফাউন্ডেশনের আকস্মিক পরিকল্পনা বজায় রাখা উচিত।
19. দুর্নীতি বিরোধী নীতি
ফাউন্ডেশন ঘুষ, কিকব্যাক, সুবিধা প্রদান এবং অন্যান্য দুর্নীতিকে নিষিদ্ধ করে
অনুশীলন
স্টাফ এবং প্রতিনিধিদের স্বার্থের দ্বন্দ্ব এড়ানো উচিত এবং এমন পরিস্থিতি প্রকাশ করা উচিত যা নিরপেক্ষতার সাথে আপস করতে পারে।
20. নীতি পর্যালোচনা এবং সংশোধন
সাংগঠনিক উদ্দেশ্য, কর্মক্ষম প্রয়োজনীয়তা এবং প্রযোজ্য আইনি ও নিয়ন্ত্রক উন্নয়নের সাথে অব্যাহত প্রাসঙ্গিকতা এবং সারিবদ্ধতা নিশ্চিত করতে এই ম্যানুয়ালটি পর্যায়ক্রমে ব্যবস্থাপনা এবং বোর্ডের দ্বারা পর্যালোচনা করা উচিত। অনুমোদিত সংশোধনগুলি প্রাসঙ্গিক কর্মীদের সাথে যোগাযোগ করা উচিত এবং সংস্থা জুড়ে ধারাবাহিকভাবে প্রয়োগ করা উচিত।